Hallihallo Jacky,
Um Deine Fragen beantworten zu können, möchte ich kurz etwas zu den Fragestellungen sagen. Gelinde gesagt waren sie leider zu oberflächlich. Das zeigt mir das Du tatsächlich erst am Anfang stehst. Das ist nicht schlimm, im Gegenteil, Du erscheinst mir als jemand, die sich wirklich mit Digitalisierung/Archivierung befassen möchte. Aller Anfang ist schwer, insbesondere die Entscheidung. Daher sind meine folgenden Ausführungen teils von Deinen Fragen abgewichen und mehr auf das generelle Thema Papier verfasst und gehen in Richtung "Papierloses Büro".
Doch bevor ich jetzt anfange, eine kleine Einleitung über den Papierverbrauch in Deutschland. Leider fand ich keine Zahlen für Toilettenpapier oder Verpackungsmaterial, daher habe ich der einfachhalber die Berechnungen ausschließlich für Kopierpapier angestellt.
Zugrundeliegend ist ein errechneter durchschnittlicher Verbrauch allein in Deutschland von ca. 20 Mio Tonnen Papier (Stand 2010).
Global: Deutschland hält die Spitze in Verbrauch und Produktion von Papier in Europa. Wir sind drittgrößter Verbraucher weltweit und verbrauchen mehr als die Kontinente Südamerika und Afrika zusammen. Im Vergleich: Deutschland ca. 80 Mio Einwohner - Afrika/Südamerika 1,472 Mrd Einwohner. Ein Verhältnis von 1:18. *kopfkratz*
Übereinandergestapelt bei einem durchschnittlichen Blatt A4 von 5g und 0,1mm Stärke (Kopierpapier) erreichen wir eine Höhe von 400000km oder knapp 10 mal um die Erde gewickelt oder die 1,33fache Wegstrecke zum Mond.
Für das Verständnis kurzer Einstieg in Größenordnungen aus der Welt der Bits und Bytes. 1 Zeichen(Buchstabe) = 8 Bit. 8 Bit = 1 Byte. 1024 Bytes = 1 Kilobyte, 1024 Kilobyte = 1 Megabyte, 1024 Megabyte = 1 Gigabyte, 1024 Gigabyte = 1 Terabyte.
Nun nehmen wir also die 20 Mio Tonnen Papier und ermitteln kurz die Anzahl an A4 Blättern bei 5 Gramm pro Blatt. 4000000000000 (4 Billionen Blätter) Würden wir nun diese Blätter nach Normseite bedrucken (30 Zeilen á 60 Zeichen, wobei 1 Zeichen = 8 Bit nach Standardkodierung entsprechen) und weichen von der Norm ab und bedrucken auch noch die Rückseite, entspräche dies einem Gesamtdatenvolumen von 102,32 Petabyte oder "verständlicher" 104773 Terabyte. Ich schätze in 20-25 Jahren werden wir Datenträger kaufen können die diese Informationsmengen aufnehmen.
Wie sieht nun der Energieverbrauch aus um eine solche Menge an Papier zu produzieren? Nach dem derzeitigen Stand wurden vom Bundesumweltamt ein Energieverbrauch von 3,1 MWh pro Tonne berechnet. Das heißt bei 20 Mio Tonnen Papier, sind es 62000000 MW/h.
Das umgerechnet auf eine Windkraftanlage die bei "optimaler" Ausnutzung von 24h, 365 Tage im Jahr läuft und eine durchschnittliche Leistung von 2MW/h erbringt, ergibt 17520 MW/h, würden wir allein für die Papierproduktion bzw. das Recycling dessen, 3539 Windkraftanlagen benötigen.
Würden wir nun fortwährend schreiben "Der Sinn des Lebens ist das Leben zu bewahren." (46 Zeichen), (entspricht 153191489361702 Mal wiederholt geschrieben) hätten die hellsten Köpfe es bei 1000 mal und Hohlköpfe bei 1000000mal begriffen, das Papier zwar ein schönes Medium zum anfassen ist, dieses Gefühl allerdings teuer erkauft wird, dessen Rechnung wir aber nicht bezahlen können.
1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?Derzeit ist mein Repertoire gesplittet in Papier- und Dateiform. Wobei die Papierform langsam aber stetig abnimmt. Ziel ist das "papierlose Büro". Dabei muss man sich schon vorab Gedanken machen wie man die Informationen generell erfassen kann, ohne auf Papier zurückgreifen zu müssen. Hier kommt uns langsam die Technik entgegen. Nehmen wir bspw. ein Smartphone. Von kleinen Telefoniegeräten haben sie sich zu ausgewachsenen "Supercompüterchen" entwickelt. Inzwischen erprobt schon die Nasa wie man die Technologie in Sateliten einsetzen kann, da sie jetzt schon die Informationen schneller bearbeiten können, als es mit ihrer bisherigen Technik möglich war. Du hast also etwas zum telefonieren, diktieren, ein Notizbuch, eine Kamera und auch noch gleichzeitig Webzugang in einem Gerät gebündelt. Einzig das "kleine" Display ist sicherlich ein Manko für den einen oder anderen.
Gott erschuf Steve Jobs und Steve Jobs erschuf das iPad. (kleine Anmerkung: Er hat es nicht erfunden, nur die schon vorhandene Technik kombiniert und für die Massen zugänglich gemacht) Nun haben wir also die Technologie eines Smartphones gepaart mit einem entsprechenden Display. Was hindert uns noch daran diese für unsere tägliche Arbeit einzusetzen? Jetzt sagt der eine oder andere das es noch an der Akkulaufzeit hapert. Richtig, doch das Problem wird mit Sicherheit innerhalb der nächsten 5-10 Jahre auch gelöst sein. Warum also nicht jetzt auf diesen Zug aufspringen?
Ok, jetzt bin ich ein wenig von der eigentlichen Frage abgewichen, doch war es für mich wichtig auch gleich die grundlegenden Möglichkeiten der Datenerfassung mit einzubeziehen.
Zusammengefasst ergeben sich nun folgende Techniken der Erfassung:
-Smartphone
-Pad oder vergleichbares
-Notebook
-Desktop-PC
-Scanner
-Grafiktablet (Wobei ich mir der Praxistauglichkeit nicht sicher bin, ich glaub es hat einfach noch keiner versucht es für die handschriftliche Dateneingabe intensiv zu nutzen.)
Eigens für das Projekt des "papierlosen Büros" habe ich für meine Zwecke einen Heimserver mit folgenden Funktionen eingerichtet:
-Kalenderserver
-Adressbuchserver
-Mediaserver (Mp3's, Videos, Bilder)
-Datenspeicher wie bspw. Backup von allen anderen Geräten
-CMS (Contentmanagementsystem - "Drupal")
-Mailserver (als Speicher für Mails bzw. für das Scannen von Malware)
-Proxyserver (für Kindersicherung)
-bei Bedarf wird er auch mal als Spieleserver missbraucht, sofern eine kleine Lanparty bei mir zuhause stattfindet

Kurz zurück zu den Notizen/Dokumenten. Ich habe mich bewusst und nach langer Recherche für ein webbasiertes Contentmanagementsystem entschieden. Webbasiert heißt nicht das meine Unterlagen online in einer sogenannten Cloud oder ähnlichem liegen müssen, man kann sich auch einen Webserver sprich "Heimserver" zuhause aus herumfliegender Hardware basteln, wie bspw. ein älteres Notebook. (Sollte allerdings nicht zu alt sein, denn all die Dienste die darauf laufen sollen, benötigen schon etwas Power)
Kurzum zu Drupal (CMS). Wenn man wie ich, auf der Suche nach der Eierlegenden Wollmilchsau ist, kommt man daran kaum vorbei. Seine Stärken liegen in der Anpassbarkeit. Der Normalsterbliche würde schon mit seiner Grundinstallation vollkommen auskommen, doch meiner Einer will meist mehr. Für folgende Dinge hab ich es mir also angepasst.
-Notizen
-Bildergalerie
-Dokumentenverwaltung für ein-und ausgehende Korrespondenz
-als Wiki für Anleitungen die ich hin und wieder schreibe
-Tagebuch/Blog
-eigens angelegte Formulare für die Arbeit als "Laienschriftsteller" wie bspw. Charaktererstellung, Plotts etc.
2. Wonach organisierst und sortierst du sie?Hier kommt mir die Buchfunktion des CMS entgegen. Man kann es auch Ordner nennen, wem der Begriff in Beziehung zu Notizen/Unterlagen stört. Ich hab versucht die Struktur so einfach wie möglich zu halten.
Bücher
---->"Buch1"
------------>Plotts
------------>Notizen
------------> Charakter
------------>Lexikon
-------------------->Kapitel1
-------------------->Plotts
-------------------->Notizen
Alle Bereiche sind mit Schlagworteingabe versehen und können weitere Verlinkungen zu anderen aufweisen.
Doch es bringt Dir nichts, wenn ich Dir meine Ordnung mitteile. Wichtig für Dich ist, das Dein bisheriges Ordnungsprinzip durchaus technologisch abgebildet werden kann. Verlang nicht zuviel von Dir. Hierarchien sind wichtig. Verwende eine Struktur die Deiner Logik entspricht. Absolutes NoGo: Ordner "Allgemein"! Zwing Dich dazu Deine Unterlagen zu thematisieren.
3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?Mithilfe der Suchfunktion des CMS.
4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?Ja ich digitalisiere alle Unterlagen/Papiere. Wenn man sich damit befasst, muss man leider einige gesetzliche Bestimmungen einhalten. Das ganze nennt sich revisionssichere Ablage. Es muss der Nachweis erbracht werden, das die gescannten Unterlagen unveränderbar sind. Die erklärte Verfahrensweise ist so schwammig, das es selbst mir der sich schon sehr lange damit auseinandersetzt schwerfällt, dabei durchzublicken. Zudem gibt uns der Gesetzgeber alle Freiheiten, welche Techniken verwendet werden können, ohne zu verlautbaren, welche Technik tatsächlich Revisionssicherheit bringt.
Anmerkung meinerseits. Persönlich ist es mir egal, was der Gesetzgeber vorschreibt. Ich kann nichts dafür, das er nicht aus den Mustopf kommt und endlich Rahmenbedingungen für den Ottonormalbenutzer schafft. Denn seien wir mal ehrlich. Jeder sollte sich die Frage stellen, was er macht wenn die Bude abfackelt. Kinder und Frauchen an der einen Hand, den Kater unter dem anderen Arm, Lumpi an der Leine und in der Hosentasche die externe Festplatte auf der sich unser gesamtes elektronisches Leben befindet. Das ist meine Devise, da ist kein Platz mehr für laufende Meter Akten. Trautes Heim adé, es lebe der Neuanfang!
Fotografieren ist eine Möglichkeit, Scannen die Sauberere. Sofern Du Dich für die letztere Variante entscheidest, solltest Du eine entsprechende Anschaffung in Erwägung ziehen. Einen sogenannten Dokumentenscanner, der auch in der Lage ist mehr als nur ein Blatt in einem Rutsch zu scannen. Herkömmliche Flachbettscanner sind zwar toll und bieten auch eine gewisse Leistung, allerdings wirst Du nach dem 10 Blatt auflegen, keine Lust mehr haben fortzufahren.
Dokumentenscanner sind in ihrer Anschaffung mit Sicherheit nicht die günstigsten Objekte, ab 100 Euro aufwärts, doch spätestens nach 100 Blatt beginnt der Rechenschieber im Kopf die gewonnene Zeitersparnis umzurechnen. Zudem haben diese Scanner auch zumeist eine Flachbettfunktionalität für schnelle Einmalvorlagen inbegriffen.
Wenn Du Dich nun für einen Scanner entschieden hast, kommt nun die Qual der Wahl in puncto OCR-Texterkennungssoftware. Hier kannst Du schon einmal vorab unterscheiden zwischen handgeschrieben und gedruckten Vorlagen. Während mit Bedruckten eine inzwischen recht gute Erkennungsrate erzielt werden kann, ist OCR bisher im handschriftlichen Umfeld immernoch eine Niete und nicht die Zeit wert sich damit auseinanderzusetzen. Wenn es nun hier jemanden gibt, der sagt das die und die Software passabel ist lasse ich mich gerne eines besseren belehren. Wobei ich gleich von meiner Seite her sagen muss, das ich eine Erkennung unter 90% als nicht akzeptabel ansehe beziehend auf Handschriftenerkennung. Dazu bin ich leider zu perfektionistisch angehaucht, auch wenn ich manchmal Abstriche mache, es kommt immer auf den Wert der Sache an.

Dann haue ich lieber in die Tasten und tippsele die kleine Notiz ab.
Jetzt haben wir uns also für einen Scanner und ggf. für eine OCR-Software entschieden. Was nun kommt ist die Wahl der Dateiformate für das zu archivierende Material. Jeder der seinen Rechenknecht als bessere Schreibmaschine benutzt, hat eine Lieblingstextverarbeitung. Ich für meinen Teil bevorzuge LibreOffice, ehemals OpenOffice. Andere mit Sicherheit Microsoft Office oder auch einfach nur einen simplen Texteditor. Jedes dieser Programme hat seine Daseinsberechtigung und ich möchte auch wirklich keinen Glaubenskrieg auslösen, allerdings würde ich gerne ein paar Fragen aufwerfen.
->Welches dieser Programme hauptsächlich Libre-und MS-Office bietet mir die geringsten Einschränkungen?
->Wie sieht die Kompatibilität der einzelnen Dateiformate zu älteren Programmversionen aus? Kann ich das heute Geschriebene auch noch in 20-30 Jahren mühelos lesen? (Ok, die Frage suggeriert den Besitz einer Glaskugel, sorry, hab ich nicht!

)
->Läßt sich die Software mit anderen vorzugsweise freien Programmen verbinden?
->Kann ich meine Dateien mühelos mit Gleichgesinnten austauschen ohne mir Gedanken machen zu müssen das sie die Informationen nicht lesen können oder muss ich jedesmal gleich einen Scheck mitschicken, damit sie die benötigte Software auch kaufen können, oder einen Crack vielleicht?
Und zuguterletzt die ideologischen Fragen.
->Was erwarte ich von der Welt? Möchte ich das meine Kinder in einer so stark kommerziellen Welt aufwachsen oder sollen sie frei von Barrieren aufwachsen?
Bleiben wir mal bei den Dateiformaten.
Textdateien kann eigentlich jeder Rechner lesen und das wird auch noch sehr sehr lange so bleiben.
Nachteil: Wenn man ein Layout will, muss man hier verzichten denn Textdateien sind eben nur reiner Text und beinhalten keine Formatierungen.
PDF-Dateien. Ich will mich nicht zu sehr aus dem Fenster hängen, aber ich behaupte einmal das 99% aller Heimcomputer einen PDF-Reader wie bspw. den Adobe Reader installiert haben.
Vorteil: Das vorgesehene Layout ist für jedermann sichtbar. Ohne zusätzliche Software bleiben die Informationen unveränderbar. Für die Weitergabe gut geeignet.
Dateien die mit bspw. LibreOffice im ODT-Format erstellt wurden
Vorteil: Layout bleibt erhalten. Inzwischen hat es auch Microsoft geschafft dieses Dateiformat in sein Officepaket 2007 zu integrieren. Das Format wird Schritt-für-Schritt in Behörden eingeführt. Informationen sind nachträglich änderbar und können mit anderen bearbeitet werden.
Zur Veränderbarkeit von Dateien sei einmal gesagt, das es letztlich vollkommen egal ist welche Schutzmechanismen integriert sind, denn da wo ein vermeintlicher Schutz ist, gibt es auch genug Energie diesen widerum auszuhebeln. Also, keiner der einen Code für eine Raketenabschussbasis zu verschicken hat, würde auf diese Mechanismen zurückgreifen.
Wie schon erwähnt, verwende ich LibreOffice. Es beherrscht das standartisierte ODT-Format, sowie den direkten Export als PDF-Datei und die Oberfläche ist immernoch so schön puristisch.

Nicht alle Programme liefern die Möglichkeit, Dateien direkt als PDF zu exportieren, wie bspw. Scannersoftware. Hier ist es hilfreich, sich einen sogenannten PDF-Drucker zu installieren. Ich verwende an dieser Stelle "Free-PDF". Kurz zur Praxis. Anstatt den heimischen Papierdrucker zu bemühen, der ohnehin der Verbannung angehört, und damit Contra zu gehen gegenüber dem "papierlosen Büro", wird hier aus fast jeder Anwendung heraus in eine PDF-Datei gedruckt, die widerum vom PDF-Reader lesbar ist. Das heißt, wenn ich bspw. scanne, kann ich das direkt an den PDF-Drucker schicken (ähnlich einem Kopiergerät), ansonsten würde er mir das in eine JPEG oder TIFF (Bilddatei) speichern.
Weshalb hab ich nun diesen Exkurs in die Dateiformate gemacht? Wenn Du damit beginnst zu digitalisieren und zu archivieren, solltest Du vorab schon soviel Voraussicht haben, das Du das Material auch auf anderen Geräten lesen kannst. Nichts ist ärgerlicher als nach getanener Arbeit festzustellen, das Du Dein Dokument bspw. nicht auf Deinem künftigen Pad lesen kannst.
So, nun hast Du Deine Notiz eingescannt und direkt als PDF gedruckt. Was passiert jetzt? Ein gescanntes Objekt ist nichts anderes als eine Bilddatei, ähnlich als würdest Du fotografieren. Jetzt ist die Datei also "gedruckt" oder besser ausgedrückt umgewandelt als PDF. Jetzt gehst Du mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählst die Eigenschaften aus. Dieser Bereich ist besonders wichtig für die Indexierung. Vergib Schlagwörter ggf. auch eine kleine Beschreibung. Mithilfe dieser Informationen ermöglichst Du bspw. der Windowssuchfunktion, einen Index zu erstellen der Dir später das Suchen sehr erleichtern wird.
Vergib aussagekräftige Dateinamen, vorangestellt das aktuelle Datum in der Form: "2013_02_08_Das_ist_mein_Bericht.bla". Warum? Das Datum am Anfang erleichtert ungemein die Sortierung, dabei sehr wichtig die Anordnung des Datums. (Jahr_Monat_Tag) Vermeide Umlaute in Dateinamen. Das klingt jetzt sehr nach guten alten Dos-Zeiten, aber sei gewiss, nicht jedes System verwendet die gleiche Zeichenkodierung und macht im schlimmsten Fall die Datei nicht lesbar für Dich. Wenn Du Dir diese Dateinamenskonvention angeeignet hast, kannst Du sie auch Schritt-für-Schritt auf Deine Ordner anwenden.
5. Was machst du mit den Originalen?Kurz und bündig, am liebsten verbrennen. Doch leider sieht der Staat an dieser Stelle eine gesetzlich geregelte Mindestaufbewahrungspflicht vor, die je nach Dokumentvorlage eingegrenzt wird. Erkundige Dich über die Fristen und mind. die Hälfte Deiner Unterlagen wird Dein Haus beheizen.
Hier auch einmal der Link dafür:
http://www.aktenvernichtung.de/Infocent ... index.htmlSofern es sich allerdings um eigens erstellte Dokumentvorlagen handelt wie Notizen etc. gibt es keinen Grund mehr, ausser vielleicht Sentimentalität, die Dinge aufzubewahren. Das heißt, schmeiß Deinen Ofen an oder verfüttere diese an Mr. Schredder.
Preisfrage: Wie entledigst Du Dich Deiner angesammelten "Schätze"?Herr Schredder ist mein bester Freund. Sang-und klanglos nimmt er an was ich ihm auftrage. Und dabei spielt es für ihn keine Rolle ob ich im Vollrausch, in Wut oder in mitleidigem Gedöns bin. Bei seinem unermesslichen Appetit, kann ich ihm jedes Blatt Papier in den Rachen werfen und er würde noch grinsen mit der Aufforderung nach mehr.
Nimm Dir bloß nicht zuviel auf einmal vor, sonst wirst Du von Deinem eigenen Berg Papier erschlagen. Sortiere vor. Nicht jedes Blatt Papier ist es wert aufgehoben und für die spätere Digitalisierung verwendet zu werden. Dann kommen die Momente wo man etwas in der Hand hält, die Tränen kullern, ein Schmunzel huscht über das Gesicht und man schwelgt in Erinnerungen. Und das ist auch gut so - solange man sein Ziel nicht aus den Augen verliert
Schlusswort:Wie Du Dir sicherlich denken wirst, habe ich mich sehr mit diesem Thema befasst. Ich habe nach Verfahrensweisen gesucht die für mich praktikabel erschienen und meinen Bedürfnissen entsprachen. Dabei habe ich es zu meinem Grundprinzip gemacht, jegliche Form von Papier aus meinem Haushalt zu verbannen. Natürlich ist nicht alles möglich, zumind. in absehbarer Zeit. Z.B. hab ich noch kein Bidet und meinen Kindern möchte ich auch noch nicht das Malen auf einem Blatt Papier verwehren, die Tapete ist doch zu Schade dafür. Doch eines kann ich Dir mitgeben. Schau Dich einmal um und finde heraus was alles aus Papier gemacht ist, mal abgesehen von Deinen Notizen, und wie Du es persönlich vermeiden kannst das noch mehr davon verbraucht wird. Wenn Du das verinnerlicht hast, sprich Deine grundlegende Einstellung überdacht hast, wird es für Dich kein Problem sein den Umstieg zu wagen. Allerdings bis dahin, wird Dein Projekt nur sehr sehr schleppend vonstatten gehen.