Datensicherung für Papier

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Datensicherung für Papier

Beitragvon Jacky » 02.02.2013, 10:25

Nutze dieses Thema um über folgenden Beitrag aus meinem Blog zu diskutieren:
Datensicherung für Papier

  1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
  2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
  3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
  4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
  5. Was machst du mit den Originalen?

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[b]1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?[/b]


[b]2. Wonach organisierst und sortierst du sie?[/b]


[b]3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?[/b]


[b]4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?[/b]


[b]5. Was machst du mit den Originalen?[/b]
Du hast in jedem Augenblick die Freiheit zu entscheiden was wichtig ist und wie du darauf reagierst.

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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon bumblebeee » 02.02.2013, 12:40

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
Ich habe mir einen Ordner angeschafft in dem ich wirklich alles sammle, was mir kreativ vorkommt. Bei dir könnte es vielleicht zu dem Problem kommen, dass 1 Ordner nicht reicht, dann würde ich sagen, du machst einen zweiten.

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Geschichten, Gedichte, Rollenspiele, Songs, Zeichnungen, Designs, Kreatives Schreiben (also Tipps zum Schreiben), Recherche, Hilfe beim Zeichnen der Kunst, Berufliche Zukunft, Adressen und Interentseiten, Rezensionen.
Das sind mal die Kategorien, die ich gebrauche. Vielleicht schaust du bei dir mal nach ,was du alles für Zeugs hast . Ich nehme dann solche Trennkarten , um alles auseinander zuhalten.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Ich suche nicht erst etlich lange, denn ich habe ja meine Trennkarten und ganz vorne ein Blatt, auf dem steht, was ich alles für Kategorien habe. Man kann natürlich auch ein Inhaltsverzeichnis pro kategorie erschaffen, ich habe das aber nicht.

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Wenn ich es mal digitalisiere, dann über BookMe.

5. Was machst du mit den Originalen?
Das Original steckt in einem Karton und wartet darauf, mal wieder an gesehen zu werden. Aber das mit dem Karton scheint wohl nicht passend zu sein.

Schön, wenn ich dir helfen könnte.
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon fotojunkie » 02.02.2013, 13:00

Hallo erstmal,
ich versuche mich dann gleich mal an die Beantwortung dieser doch manchmal recht schwierigen Frage.

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
Ich schreibe erstmal alle Notizen entweder in ein Notizbuch oder auf einen ganz normal Blog. Wenn ich dann zu Hause bin oder fertig mit der Notiz. Scanne ich diese entweder zu Hause ein oder ich mache mit einer Scanner-App für mein Handy ein PDF-Dokument davon. Danach wird dieses in Evernote eingefügt und dort verschlagwortet und (da ich Premiumkunde bin) auch automatisch voll druchsuchbar gemacht. Danach wird die Papiernotiz entsorgt.

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Ich gebe den erstellen PDF grundsätzlich erstmal sprechende Namen. Also das Datum im Format yyyymmdd und danach einen kurzen aber knackigen Titel. In Evernote heißt die Notiz dann so wie das PDF-Dokument ich kann aber zusätzlich noch Tags vergeben mit deren Hilfe ich später sehr schnell alle damit versehenen Notizen angezeigt bekomme. Auch habe ich die Möglichkeit ausser dem PDF noch weitere Kommentare zu schreiben und so später auch noch weitere Gedanken dazu zu erfassen.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Wie oben beschrieben ich verschlagworte alles mit kurzen aber Aussagekräftigen Wörtern und habe in Evernote selbst eine sehr mächtige Suchfunktion die auch innerhalb der Notizen und PDFs sucht.
Da Evernote zuerst einmal ein Cloudspeicherdienst ist habe ich meine Dokumente und Notizen immer dabei. Egal ob auf dem Laptop oder auf dem Handy. Ich kann jederzeit hineinschauen oder die Notizen erweitern.

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Ich digitalisiere grundsätzlich alles was ich mir notiere wenn es nicht gerade nur eben eine Telefonnummer ist oder eine Zahl die ich mir mal eben zum rechnen merken muss. Das mache ich entweder mit einem richtigen Scanner (Einzug und Flachbett) oder aber mit einer App für das Handy. Wichtig ist für mich das am Ende immer ein PDF-Dokument erstellt wird.

5. Was machst du mit den Originalen?
Da ich die Originale immer eingescannt habe und diese auch doppelt Sichere (einmal in Evernote zum durchsuchen und in einer Ordnerstruktur) werfe ich die Papiernotizen immer weg.

Ich hoffe ich konnte dir ein paar gute Anregungen und Hinweise geben.
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon Tinki » 02.02.2013, 13:25

Moieeen,

Ich muss dich leider enttäuschen. Wirklich helfen kann ich dir mit deinem Papierwust Problem nicht. Das einzige, was du da vllt. machen könntest: Dir jedes einzelnde Notizbuch vornehmen & alles, jede winzige Kleinigkeit in die PC Tastatur hacken. ODER... Was vllt. auch ginge, wobei das nur Papierverteilung wäre... Ne halt! Scann alle Seiten ein! Dann hast du sie als Foto aufm Rechner. :mrgreen: Ab auf einen Stick damit und voilà.

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
Auch wenn ich mir sonst nichts merken kann, das funktioniert komischerweise. Sämtliche Romanideen (und das sind einige) kann ich mir bis ins kleinste Detail merken. Es dauert mitunter dann zwar etwas, bis ich das gewünschte Projekt in allen Einzelheiten "abgerufen" hab, aber es ist noch alles da. :mrgreen:
Zumal mach ich mir immer wieder Sicherheits"anmerkungen", in Form von E-Mails. (Praktisch, vorallem wenn man zu zweit schreibt. Anita & ich sprechen oft über die einzelnden Projekte und kauen gewisse Dinge immer mal wieder durch. Man kann auch sagen, wir erinnern uns gegenseitig an Kleinigkeiten. :XD: ) Dadurch hab ich die Dinge nicht nur im Kopf, sondern den Großteil auch als riesige E-Mail. Zwar über etliche kleine Verteilt, aber es ist da.

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Organisieren tu ich gar nichts. Nur der Kleingeist hält Ordnung, das Genie überblickt das Chaos. 8) Reicht, wenn der Haushalt ordentlich ist. Zumal Ordnung in die Gedanken zu bringen, bei mir eh ein Unding ist. Jetzt rächen sich scheinbar die Jahre, wo ich die Hormone noch unterdrücken konnte. Vom Östrogen überrollt, eine tolle Art zu sterben... *stöhn* Jetzt herrscht da von vornerein so ein durcheinander & Chaos... Je mehr ich versuchen würde, Ordnung reinzubringen, umso schlimmer würde es werden. Daher kategorisier ich alles nur nach Geschichte / Projekt.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Ich ruf das gewünschte Projekt in meinem Kopf auf und such mittels schnellverfahren nach der Stelle, die mir vorschwebt. Dabei bin ich zwar nicht ganz so schnell wie Google, aber die Suchmaschine funktioniert noch ganz gut.

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Indirekt & unbewusst. Meine eigenen Projekte sind alle Digital, die sind mittlerweile fertig geschrieben. Da hab ich alle Ideen verwurstet. Für die neue (zukünftige Nano) Idee ist noch nicht genug Material vorhanden, als dass sich das aufschreiben lohnen würde. Wobei ich das auch immer nur sehr selten mache. Bei die Gemeinschaftsprojekte, wie oben schon erwähnt, durch den E-Mail Verkehr ist automatisch vieles, wenn nicht sogar alles digitalisiert. Wobei wir das nicht direkt sammeln. Wir heben nur die E-Mails auf.

5. Was machst du mit den Originalen?
Ich hab son hübschen kleinen Rollcontainer aus Holz neben mir stehen, da landet alles in der dafür vorgesehenen Schublade. Die ist mittlerweile zwar schon recht voll, aber da geht noch was. Zur Not hab ich noch 4 andere, die ich vollpacken kann. XD
Ich bin ein Kühlschrank-Zwilling!

Mich zu verstehen ist so, als würde man versuchen Wackelpudding an die Wand zu nageln.
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon hansstalder » 03.02.2013, 08:26

Hallo

ich bin relativ neu in dieser Branche und habe mich gleich von Anfang an wie folgt organisiert:

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
In meiner elektronischen Agenda, damit ich sie auf dem Android und dem Computer zur Verfügung habe. Meist mache ich Notizen unterwegs auf dem Android und kopiere sie dann in ein Word Dokument. Danach werden Notizen in der Agenda wieder gelöscht.
Vorteil: elektronische Suche ist schnell und bequem.


2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Nach Projekten (Krimi, Roman, Geschichte XY, etc)


3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Mit Stichworteingabe in Windows Explorer oder in Agenda oder mit Eingabe eines Datums: 'an diesem Tag hatte ich doch die Idee...'. Wichtig ist eine Stichworteingabe beim Verfassen einer Notiz. z.B. Campari Soda bei meinem Krimiprojekt.


4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
nein, es gibt bei mir keine Handnotizen mehr :roll: :pc:


5. Was machst du mit den Originalen?
Nach dem Ausdruck (z.B. Plot) lesen, korrigieren, übertragen auf die elektronische Version und dann wegschmeissen :darthvader:

LG Hans
Mundartschriftsteller und Nautiker am schönen Thunersee/CH
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon Robse » 03.02.2013, 22:50

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?

Ich bin da sehr unordentlich... Generell habe ich eigentlich alle meine Schriftstücke einfach in einen Ordner gepackt und finde das dann - wenn ich es brauche - schon irgendwie wieder. Allerdings tippe ich früher oder später auch jedes Schriftstück ab.


2. Wonach organisierst und sortierst du sie?

Wenn sie einmal abgetippt sind: Nach Textart bzw. wenn es Notizen sind nach dem jeweiligen Projekt und dann nach Kapitel.


3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?

Ich weiß haargenau wo das ist, was ich benötige, weil alles in Ordnern und Unterordnern so abgefasst ist, dass es thematisch minimal eigeschränkt ist.


4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?

Normalerweise abtippen.
Es gibt aber eine geniale App für Android Smartphones (vielleicht auch für das iPhone-OS und andere Systeme, aber da bin ich mir nicht sicher), die alle Schriftstücke per Foto zu einem PDF-Dokument abfassen kann: den CamScanner.


5. Was machst du mit den Originalen?

Ich behalte sie, wie gesagt, in einem einzelnen Ordner, wild durcheinander, weil sie einen nostalgischen Wert für mich haben.
Reime meines Lebens
Das Leben des Verfassers
Geschichten eines Geschichtenhassers
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon shockflash » 04.02.2013, 10:37

Die gesamte Situation klingt für mich nach einem Fall für einen Einzugsscanner, bzw. einen gewöhnlichen Scanner mit Einzelblattzufuhr. Erstere dürften allerdings günstiger sein.

Viele Scannanwendungen bieten gleich eine Batchverarbeitung. Legt man ein Blatt rein wird es direkt gescannt, automatisch nummeriert gespeichert und ab gehts zum nächsten Dokument.
Am besten klappt das, wenn die Seiten nicht zu dünn sind, vor allem aber nicht zu stark geknickt.

Im Zweifelsfall müssen die Seiten hierfür natürlich aus dem Notizbuch herausgetrennt werden. Das ist jedoch gleich eine guter Grund das Notizbuch am Ende zu entsorgen.

Alternativ gehen auch gewöhnliche Scanner mit höhenverstellbarem Decken, auch so etwas gibt es. Damit kann man auch dickere Bücher sauber einlesen.

Ebenfalls möglich sind Fotos der Seiten, dabei dürfte jedoch die Qualität leiden.

Am schnellsten bleibt wohl aber die Variante Einzugsscanner für Einzelseiten, der mit den herausgetrennten Seiten der Notizbücher gefüttert wird.

Wenn man sich unsicher ob das ganze den eigenen Anforderungen genügt, kann man mit seinen Anforderungen auch einen Test in einem der vielen Druck & Kopieläden machen, die es fast überall gibt. Dort gibt es meist sowohl Flachbettscanner als auch Einzugsscanner, sodass man vor einem Gerätekauf das ganze mal ausprobieren kann.
Oder man fragt im Freundeskreis herum, meist hat irgendwer schon einen guten Scanner :)
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon Nellas » 04.02.2013, 22:01

Was das Papierstapelproblem angeht, habe ich shockflash eigentlich nichts mehr hinzuzufügen. Wenn du all die wertvollen Ideen und Gedanken, bei denen du dir die Mühe gemacht hast sie schriftlich festzuhalten, behalten willst, dann wird das eine ziemliche Arbeit und Scannerei.

Das Gute daran ist: Es ist die perfekte Gelegenheit, den ganzen Kram durchzugehen!

Mach nicht den Fehler, das für die digitalisierte Version aufzuheben, denn das wird der Schweinehund nicht zulassen. Ja, es wird die Sache sehr in die Länge ziehen. SEHR. Aber das Durchgehen ist der einzige Grund, aus dem du die ganze Arbeit überhaupt auf dich nimmst. Also machs gleich. Außerdem hängt man doch mehr an den Zetteln, und gerade wenn man vorhat das alles nach dem Scannen wegzuwerfen fällt das leichter, wenn man sich vorher jedes einzelne Blatt angesehen hat und sich an die Zeit / das Projekt erinnert hat.
Als ich meine große Notizenaufräumaktion gemacht habe, war in meinem Zimmer zwei Wochen lang kein einziger Quadratzentimeter Boden zu sehen. Danach war ich volle drei Tage mit Wegwerfen beschäftigt. Also Dinge, die mir beim ersten Mal zu schade waren und die ich noch ein zweites Mal sehen musste, um mich davon zu trennen.
Danach war ich sehr kreativ und habe Weggeworfenes und Aufgehobenes kaum wiedererkennbar in neuen Projektideen verwurstet, weswegen dann noch ein Stapel Aufgehobenes ins Kaminfeuer wandern durfte. Dieser Stapel wurde vorher allerdings abgetippt oder eingescannt, und liegt jetzt digital in einem eigenen Ordner im jeweiligen neuen Projekt.

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
Ich mache meine Notizen inzwischen wenn möglich nur noch digital. In ganz einfachen Textdokumenten (*.txt), wo man nicht einmal Sachen anstreichen kann. Sie sind einfach schneller offen als grafisch aufwändiger Kram, und der Texteditor stürzt auch nicht ab.
Wenn es um Skizzen oder Zusammenhangsvisualisierungen mit vielen Strichen und Pfeilen geht, dann geht das bei mir nach wie vor nur auf Papier. Das sind bisher nur einzelne Blätter pro Projekt. Die aktuell benutzten haben einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, die anderen haben ein eigenes Fach im Schrank. Die Skizzen und Zeichnungen haben eine eigene Schublade direkt unter dem Schreibtisch, wobei aktuelle oben aufliegen.
Ich habe lange überlegt, mir für die "Papierreste" ein Grafiktablett zuzulegen, damit ich das auch digital machen kann. Aber bisher sind es wie gesagt nur einzelne Blätter. Wenn das Fach im Schrank zu klein wird, dann wird es wahrscheinlich auf eine Scannaktion und ein GT rauslaufen.

Alle Textdokumente ziehe ich regelmäßig auf einen USB-Stick, den ich so ziemlich überall dabei habe. Einerseits als Sicherung (wobei die mit der externen Festplatte eigentlich schon erledigt wäre, aber da bin ich ein gebranntes Kind), andererseits zum Speichern neuer Ideen wenn ich nicht am eigenen Computer bin. Alles, was neu nur auf dem Stick ist und nicht am Computer, kommt in einen temporären Ordner im Projekt, dessen Inhalt dann bei nächster Gelegenheit auf den Computer gezogen und sofort entsprechend einsortiert wird. ...ja, ich gebs ja zu, es landet meistens einfach in "Verschiedenes" :lol:

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Analog gar nicht, das ist nicht viel. Wenn dann von alt nach neu, thematisch gruppiert. Am Computer: Nach Projekt, im Projekt gibt es für die Notizen dann Ordner für Charaktere, Landstriche/Orte, Legenden/Gerüchte/Vergangenheit, Spin-off-Annekdoten, Skizzen/Zeichnungen, Recherche, Archiv (mit den digitalisierten Resten alter wiederverwendeter Projekte und Verworfenem, sauber getrennt) und natürlich den gefürchteten Ordner "Verschiedenes". Die Hauptcharaktere bekommen ihren eigenen Ordner im Charaktere-Ordner, wo dann auch Verknüpfungen zu allen existenten Skizzen liegen wo der Char mit drauf ist. Die Skizzen und Bilder werden nur durch den Dateinamen geordnet und müssen unbedingt gesammelt in einem Ordner ohne Unterordner liegen. Man braucht nur diesen Ordner zu öffnen, um sich auf das Projekt einzustimmen.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Analog: Kurzes Blättern. Digital: In den seltenen Fällen, in denen ich nicht weiß wo etwas liegt oder etwas nicht da liegt wo es soll, dann leistet die Windows Suche sehr gute Dienste. Dann wird es da hinverschoben, wo ich es gesucht habe (oder zumindest eine Verknüpfung erstellt), fertig.
Im Verschiedenes-Ordner brauche ich meistens etwas länger, aber zumindest weiß ich, dass es "hier irgendwo" sein muss. Wenn ich den Dateinamen vergessen habe, muss wieder die Windows-Suche ran. Volltextsuche ist enorm praktisch.

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Scannen oder eintippen. Letzteres schreibe ich vorzugsweise natürlich gleich am Computer, aber wenn man unterwegs nun mal keine (anständige) Tastatur zur Hand hat, ist Papier immer noch das Mittel der Wahl. Diese unterwegs-Zettel werden sofort nach dem Eintippen vernichtet. Es sei denn natürlich es sind die Art Übersichten, die ich auch zu Hause nur auf Papier schreiben würde. Dann kommt es zu den anderen, eventuell auch sauber neu geschrieben, wenns im Zug zu sehr geruckelt hat oder die Linien zu kreuz und quer gehen.

5. Was machst du mit den Originalen?
So viel wie möglich verbrennen.
Wie gesagt habe ich einige Blätter Übersichten pro Projekt in Papierform rumliegen, und die würden mir eingescannt auch nichts nutzen, solange ich noch kein GT habe. Denn dann wären sie festgefroren. Erst wenn ich sie auch am Computer bearbeiten kann dürfen sie auf den Computer. Alles, was im Archiv-Ordner landet, wird logischerweise eingescannt und vernichtet. Da ändert sich ja nichts mehr, und wenn doch kann ich es wieder ausdrucken oder abschreiben/-malen.

Wie man sich denken kann benutze ich deswegen auch keine Notizbücher. Ich besitze zwar eins, aber das ist leer. Da muss was besonderes rein. Wenn ich in der Stimmung bin, etwas Besonderes zu machen, dann schlage ich es auf und denke mit dem Stift über der ersten Seite nach. Dann mache ich es zu, nehme die Tastatur und tippe alles doch wieder ein, weil mir das Notizbuch dafür zu schade ist. Natürlich habe ich jedesmal fest vor, diesmal doch wirklich was zu Papier zu bringen, sonst würde das ja nicht funktionieren :)
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon Lucy » 04.02.2013, 22:02

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen? /
2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Also zum einen habe ich die realen Notizen, die alle schön ordentlich in einem Ordner sortiert sind. Am meisten habe ich aber digitale Notizen, weil ich schon relativ am Anfang dazu übergegangen bin, Ideen, die mir spontan kommen, entweder im Handy abzuspeichern (wenn ich unterwegs bin) oder direkt am PC in ein Worddokument zu packen.
Dabei kann es vorkommen, das ich ein Dokument mit nur einem Satz oder ein paar Stichworten hab. Das ganze kriegt dann einen prägnanten Namen wie zB den Titel des Protas oder so was tolles wie "Rollstuhltussi" :D Aber ich weiß dann, was gemeint ist.
Das ganze kommt dann in Unterordner nach Genre und dann nach Vollständigkeit (nur kurze Stichworte, zusammenhängende Texte,...) sortiert.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Indem ich mich zu erinnern versuche, wie das ganze denn nun nochmal hieß, oder wo ich es im Ordner abgelegt/-gespeichert habe

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Die vorhandenen aufgrund der geringen Menge nicht, kleinere Schmierzettel tippe ich meistens direkt nach dem Entstehen ab.

5. Was machst du mit den Originalen?
Wenn sie schön und leserlich geschrieben sind in oben genannten Ordner sortieren, alles was Flecken oder ausgefranzte Ränder hat wird abgetippt und einsortiert.

Hoffe, ich konnte dir damit helfen. Meine Papiermengen kommen wohl nicht an deine heran, aber mir persönlich fällt es leichter, Sachen am PC zu finden als in einem Papierhaufen =)
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon -Shiro- » 06.02.2013, 00:44

Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
In einem Ordner; früher hatte ich Notizbücher, aber das hat sich als unpraktisch herausgestellt - zumindest für mich^^ denn irgendwann habe ich den Überblick verloren, welche der Ideen ich schon realisiert habe und andere zwischen den Seiten von realisierten Ideen übersehen.

Wonach organisierst und sortierst du sie?
In meinem Ordner sind nur Notizen, die ich noch nicht digitalisiert habe. Dort sind sie nach Länge geordnet; z.B. habe ich die Kategorien "Oneshot", "Anfänge", "Ideen" für zu allgemeine Ideen, als dass feststünde, wie lang sie ausformuliert wären. Sobald ich etwas digitalisiert habe, kommt es zum Altpapier - ansonsten verliere ich einfach die Übersicht.

Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Meist brauche ich bloß das Digitalisierte; denn das sind meine ausformulierten Notizen - im Ordner findet sich mehr allgemeines Zeug, das mir gekommen ist, als ich nicht am Computer saß. Einzige Ausnahme: Charakterkonstellationen. Die sind stets im Ordner ganz vorne. Sobald eine Geschichte ganz abgeschlossen ist, entferne ich die Charakterkonstellation, damit auch dieser Ordner nicht zu sehr an Volumen gewinnt.

Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Ich tippe sie ab. Furchtbare Aufgabe und es war höllisch, als ich auf dieses System umgestiegen bin. Hat ewig gedauert, aber es hat sich aus meiner Sicht gelohnt. Mittlerweile unterscheide ich auf dem PC klar zwischen Oneshots, Romanen, fertigen Kapiteln zum Edit, etc, wo dann die Projekt-Ordner eingeordnet sind. Auch diese Struktur hat zwei, drei Anläufe gebraucht, bis ich raus hatte, was für mich am Praktischsten ist. Aber jede Idee hat ihren eigenen Ordner, wo sich z.B. Charakterblätter finden, Plotnotizen, Entwürfe, Dialogfetzen, etc. Ich habe dabei mein System recht einfach gehalten; die Dokumente sind alle entweder einfache Texteditor-Dokumente oder Open Office-Dokumente.
Da Digitalisierung immer so eine Sache ist, habe ich jedoch stets eine Kopie auf meinem anderen Computer bzw. die überarbeiteten/neuen Sachen, die noch auf den anderen Computer übertragen werden müssen, auf Stick. Klingt komplizierter als es ist. Ich denke, ich habe eine Woche gebraucht, bis sich meine Routine gefestigt hat.

Was machst du mit den Originalen?
Wegwerfen, sobald sie ihre Funktion erfüllt haben - ich digitalisiere immerhin, um Platz zu sparen und Übersicht zu wahren. Außerdem sind die Dateien schneller abrufbar, zur Not geht das über Suchfunktion, wenn ich wirklich faul bin.

Vielleicht hilft dir das ein wenig; mein Papierberg war nie so hoch wie deiner *hust*, ich bewundere dich, dass du nicht schon viel früher die Übersicht verloren hast bzw. Platzprobleme bekommen hast.
Ich habe eine Geschichte zu erzählen - also schreibe ich.
Vielleicht möchte jemand sie lesen - also veröffentliche ich.
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon tomtesdotter » 07.02.2013, 17:40

Hallo Jacky,
hier meine Vorgehensweise ...

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
Die Notizen von unterwegs werden alle in einem relativ kleinen Notizbuch gesammelt und bei Gelegenheit auf schlichte Karteikarten übertragen. Diese sind mit einem Oberbegriff oder Stichwort versehen und alphabetisch in einem knallroten Karteikasten geordnet.
Abgeschlossene Projekte, Texte, Anregungen, Zeitungsschnipsel o. ä. sammle ich wie bumblebee in einem Ordner.
Vielleicht ist die Vorgehensweise ein bisschen veraltet :writing: , aber digitale Speichermedien, wie auch immer sie bezeichnet werden mögen, stehen mir leider nicht zur Verfügung.

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Der Karteikasten ist wie gesagt alphabetisch geordnet. Für den Ordner, in dem ich die anderen Notizen und Texte aufhebe, verwende ich ebenfalls Trennblätter, die ich mir individuell einrichten kann. Als Deckblatt gibt es ein Verzeichnis, auf dem ich eintrage, was ich wo abgelegt habe.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Mit dem Verzeichnis und der alphabetischen Ordnung ist das kein Problem :D Ein Griff und schon hab ich die Information, die ich benötige. Von Zeit zu Zeit schaue ich die Karteikarten oder den Ordner durch – besonders, wenn ich auf der Suche nach Inspiration bin. Dabei fällt mir natürlich auch das ein oder andere in die Hände, das unbedingt und vor allen Dingen in genau dem Moment vernichtet werden muss. Und das tue ich dann auch. Zwischenzeitlich fällt mir dieser Arbeitsschritt nicht mehr so schwer, denn ich kann nicht alles aufbewahren und der Verwertung in meinen Texten zuführen.

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Seltenst – d.h. es gibt natürlich Sicherungskopien von meinen Texten, von den Notizen eher nicht.

5. Was machst du mit den Originalen?
Sie werden gnadenlos geschreddert 8)
"Ich sehe unerfüllte Träume hinter mir und erfüllbare vor mir, und das Lesen und Schreiben, ... , das alles wird immer dazu und immer zu mir gehören." Elke Heidenreich
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon TraumSchreiber » 07.02.2013, 21:39

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
Also ich muss sagen, dass ich ein relativ junger Schreiber bin und deswegen auch zum Teil in digitale Medien vernarrt bin :lol: Deshalb verwahre ich meine Notizen nicht nur in einem stinknormalen Ringordner (oder wie die Dinger heißen), sondern auch in Microsoft Office OneNote.
Plötzlich kommende Ideen notiere ich mir dabei auf einem A5-Collegeblock und hefte sie zu dem passenden Thema etc.

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Ich habe diese bunten Register, die man einfach in den Ringordner einheftet, sodass man schon mal ca. 10 Unterteilungen hat. Die ersten drei bei mir sind z.B. "Charaktere", "Orte", "Spezies" (ich schreibe übrigens Fantasy und habe deswegen auch haufenweise neue Wesen kreiert, die in Spezies ihren Platz haben). Die Charaktere habe ich zunächst nach ihrem Auftreten sortiert, also die Charaktere, die am meisten vor kommen, sind ganz vorne. Allerdings werde ich bei Zeit eine alphabetische Ordnung hier einfügen.
In MS OneNote habe ich mehrere Abschnittsgruppen ("Charaktere", "Orte" usw.), wo ich dann jeweils einzelne Abschnitte für die "Guten" oder "Bösen" habe. Darin befinden sich dann die alphabetischgeordneten Seiten der Charaktere etc.
Da ich mir auch Charakterbögen (mit Inspiration deiner) zur Hilfe nehme, kann ich ganz einfach die Notizen ergänzen, wenn es nötig ist, da die Seiten ja quasi identisch sind, aber dazu im 3. Punkt mehr.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Ich habe Charakterbögen, Völkerbögen, Speziesbögen usw... Ich drucke die unbeschrifteten Bögen immer aus und kann dann ganz strukturiert meine Notizen darauf schreiben. Im OneNote habe ich ja dieselben Bögen und deswegen kann ich die Notizen problemlos ergänzen.
Da ich alles nach Hauptaspekten geordnet habe, finde ich schon mal die Hauptgruppe, z.B. "Charaktere" problemlos. In OneNote muss ich nur noch den richtigen Buchstaben finden, da ich dort alles alphabetisch sortiert habe und in meinem Ordner muss ich momentan noch ein bisschen suchen, bis ich das Gesuchte gefunden habe, aber das geht recht schnell.

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Ja, beschrieben ist es in den oberen Abschnitten schon, aber hier noch mal die Kurzzusammenfassung:
Ich schreibe etwas auf die z.B. ausgedruckten Charakterbögen und habe dieselben Bögen in OneNote bereitliegen. Jetzt muss ich nur noch den richtigen Bogen finden und den richtigen Punkt (sagen wir mal "Name") und schon kann ich da das Neueste eintragen.

5. Was machst du mit den Originalen?
Die Originale behalte ich immer, außer es sind unsortierte, plötzlich gekommene Ideen, die ich jetzt zugeordnet habe und wovon ich die zumeist nicht sehr ordentlich beschrifteten Blätter nicht mehr brauche. Die können ab in den Müll.
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon Zauberzunge » 08.02.2013, 17:17

Hallo

Mal sehn, ob ich's etwas kürzer halten kann...

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?
sämtliche Ideen zum Fantasyroman: Notizbuch. Außer das geht nicht, z.B. weil ich eine (etwas größere) Zeichnung brauche. Alle sonstigen Romanideen und Kurzgeschichten(ideen): Ordner (nicht Digital)


2. Wonach organisierst und sortierst du sie?
Analog? Drei Bereiche:
1. Ideen für Romane und KGs
2. KG, die schob geschrieben sind oder gerade dabei
3. Aufbau von Fantasywelten anderer Bücher + Figurenkonstillationen; Figurenkonstillationen von nicht Fantasy

Digital
ein großes Ideendokument
Andere Dokumente, die der Übersicht halber getrennt sind (z.B. Charakterbögen)
KGs, die ich schon getippt habe


3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?
Im Ordner: chronologisch sortiert, das Neueste (noch nicht fertige) vorne. Das findet man dann gleich. Geht auch ganz gut, ich hab noch lange keine Kiste voll. :wink:
Im PC: wichtige Dokumente für Geschichte: Desktop.
andere Dokumente, KGs: Ordner "Dokumente"

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?
Abtippen. Allerdings nur bei Bereich 2. Bei Bereich 3 nicht mehr.
Leider hat bisher kein Programm richtig funktioniert, das das Diktieren versprach. Also ins Mikro sprechen und Text liefern lassen. Seeehr oft gibt's Verständnisprobleme (bei manchen Wörtern auf Teufel komm raus) und die Verarbeitungszeit ist so lang, dass Tippen auch wieder bequemer (und - bei mir jedenfalls - deutlich schneller) ist. Von den Korrekturen ganz zu schweigen.
Naja, bisher. Wenn jemand was Gutes in der Richtung kennt, nur her damit. Gern auch mit Handschrifterkennung auf einem Foto des Textes.

5. Was machst du mit den Originalen?
alle behalten. Ich tippe nicht Alles und der Nostalgiewert bleibt. Aber ich hab noch nicht so viel.

Scannen dürfte da die Beste Lösung sein, dann bleibt sogar die Handschrift. Jedenfalls, wenn man darauf Wert legt und die Dokumente nicht durchsuchen muss. Abfotografieren ist auch nicht das Schlechteste, v.a. nicht, wenn die Blätter klein sind. So hab ich auch die Wissenschaftsbücher für meine Seminararbeit gespeichert. Wenn die Bilder nicht zu sehr verwackeln, kann man alles auf dem Bildschirm noch gut lesen.

LG, Zauberzunge
Zuletzt geändert von Zauberzunge am 26.02.2013, 19:44, insgesamt 3-mal geändert.
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Zauberzunge
 
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon rabuntu » 09.02.2013, 02:19

Hallihallo Jacky,

Um Deine Fragen beantworten zu können, möchte ich kurz etwas zu den Fragestellungen sagen. Gelinde gesagt waren sie leider zu oberflächlich. Das zeigt mir das Du tatsächlich erst am Anfang stehst. Das ist nicht schlimm, im Gegenteil, Du erscheinst mir als jemand, die sich wirklich mit Digitalisierung/Archivierung befassen möchte. Aller Anfang ist schwer, insbesondere die Entscheidung. Daher sind meine folgenden Ausführungen teils von Deinen Fragen abgewichen und mehr auf das generelle Thema Papier verfasst und gehen in Richtung "Papierloses Büro".

Doch bevor ich jetzt anfange, eine kleine Einleitung über den Papierverbrauch in Deutschland. Leider fand ich keine Zahlen für Toilettenpapier oder Verpackungsmaterial, daher habe ich der einfachhalber die Berechnungen ausschließlich für Kopierpapier angestellt.

Zugrundeliegend ist ein errechneter durchschnittlicher Verbrauch allein in Deutschland von ca. 20 Mio Tonnen Papier (Stand 2010).

Global: Deutschland hält die Spitze in Verbrauch und Produktion von Papier in Europa. Wir sind drittgrößter Verbraucher weltweit und verbrauchen mehr als die Kontinente Südamerika und Afrika zusammen. Im Vergleich: Deutschland ca. 80 Mio Einwohner - Afrika/Südamerika 1,472 Mrd Einwohner. Ein Verhältnis von 1:18. *kopfkratz*

Übereinandergestapelt bei einem durchschnittlichen Blatt A4 von 5g und 0,1mm Stärke (Kopierpapier) erreichen wir eine Höhe von 400000km oder knapp 10 mal um die Erde gewickelt oder die 1,33fache Wegstrecke zum Mond.

Für das Verständnis kurzer Einstieg in Größenordnungen aus der Welt der Bits und Bytes. 1 Zeichen(Buchstabe) = 8 Bit. 8 Bit = 1 Byte. 1024 Bytes = 1 Kilobyte, 1024 Kilobyte = 1 Megabyte, 1024 Megabyte = 1 Gigabyte, 1024 Gigabyte = 1 Terabyte.

Nun nehmen wir also die 20 Mio Tonnen Papier und ermitteln kurz die Anzahl an A4 Blättern bei 5 Gramm pro Blatt. 4000000000000 (4 Billionen Blätter) Würden wir nun diese Blätter nach Normseite bedrucken (30 Zeilen á 60 Zeichen, wobei 1 Zeichen = 8 Bit nach Standardkodierung entsprechen) und weichen von der Norm ab und bedrucken auch noch die Rückseite, entspräche dies einem Gesamtdatenvolumen von 102,32 Petabyte oder "verständlicher" 104773 Terabyte. Ich schätze in 20-25 Jahren werden wir Datenträger kaufen können die diese Informationsmengen aufnehmen.

Wie sieht nun der Energieverbrauch aus um eine solche Menge an Papier zu produzieren? Nach dem derzeitigen Stand wurden vom Bundesumweltamt ein Energieverbrauch von 3,1 MWh pro Tonne berechnet. Das heißt bei 20 Mio Tonnen Papier, sind es 62000000 MW/h.
Das umgerechnet auf eine Windkraftanlage die bei "optimaler" Ausnutzung von 24h, 365 Tage im Jahr läuft und eine durchschnittliche Leistung von 2MW/h erbringt, ergibt 17520 MW/h, würden wir allein für die Papierproduktion bzw. das Recycling dessen, 3539 Windkraftanlagen benötigen.

Würden wir nun fortwährend schreiben "Der Sinn des Lebens ist das Leben zu bewahren." (46 Zeichen), (entspricht 153191489361702 Mal wiederholt geschrieben) hätten die hellsten Köpfe es bei 1000 mal und Hohlköpfe bei 1000000mal begriffen, das Papier zwar ein schönes Medium zum anfassen ist, dieses Gefühl allerdings teuer erkauft wird, dessen Rechnung wir aber nicht bezahlen können.

1. Wie und wo verwahrst du deine Notizen?

Derzeit ist mein Repertoire gesplittet in Papier- und Dateiform. Wobei die Papierform langsam aber stetig abnimmt. Ziel ist das "papierlose Büro". Dabei muss man sich schon vorab Gedanken machen wie man die Informationen generell erfassen kann, ohne auf Papier zurückgreifen zu müssen. Hier kommt uns langsam die Technik entgegen. Nehmen wir bspw. ein Smartphone. Von kleinen Telefoniegeräten haben sie sich zu ausgewachsenen "Supercompüterchen" entwickelt. Inzwischen erprobt schon die Nasa wie man die Technologie in Sateliten einsetzen kann, da sie jetzt schon die Informationen schneller bearbeiten können, als es mit ihrer bisherigen Technik möglich war. Du hast also etwas zum telefonieren, diktieren, ein Notizbuch, eine Kamera und auch noch gleichzeitig Webzugang in einem Gerät gebündelt. Einzig das "kleine" Display ist sicherlich ein Manko für den einen oder anderen.

Gott erschuf Steve Jobs und Steve Jobs erschuf das iPad. (kleine Anmerkung: Er hat es nicht erfunden, nur die schon vorhandene Technik kombiniert und für die Massen zugänglich gemacht) Nun haben wir also die Technologie eines Smartphones gepaart mit einem entsprechenden Display. Was hindert uns noch daran diese für unsere tägliche Arbeit einzusetzen? Jetzt sagt der eine oder andere das es noch an der Akkulaufzeit hapert. Richtig, doch das Problem wird mit Sicherheit innerhalb der nächsten 5-10 Jahre auch gelöst sein. Warum also nicht jetzt auf diesen Zug aufspringen?

Ok, jetzt bin ich ein wenig von der eigentlichen Frage abgewichen, doch war es für mich wichtig auch gleich die grundlegenden Möglichkeiten der Datenerfassung mit einzubeziehen.
Zusammengefasst ergeben sich nun folgende Techniken der Erfassung:
-Smartphone
-Pad oder vergleichbares
-Notebook
-Desktop-PC
-Scanner
-Grafiktablet (Wobei ich mir der Praxistauglichkeit nicht sicher bin, ich glaub es hat einfach noch keiner versucht es für die handschriftliche Dateneingabe intensiv zu nutzen.)

Eigens für das Projekt des "papierlosen Büros" habe ich für meine Zwecke einen Heimserver mit folgenden Funktionen eingerichtet:
-Kalenderserver
-Adressbuchserver
-Mediaserver (Mp3's, Videos, Bilder)
-Datenspeicher wie bspw. Backup von allen anderen Geräten
-CMS (Contentmanagementsystem - "Drupal")
-Mailserver (als Speicher für Mails bzw. für das Scannen von Malware)
-Proxyserver (für Kindersicherung)
-bei Bedarf wird er auch mal als Spieleserver missbraucht, sofern eine kleine Lanparty bei mir zuhause stattfindet ;)

Kurz zurück zu den Notizen/Dokumenten. Ich habe mich bewusst und nach langer Recherche für ein webbasiertes Contentmanagementsystem entschieden. Webbasiert heißt nicht das meine Unterlagen online in einer sogenannten Cloud oder ähnlichem liegen müssen, man kann sich auch einen Webserver sprich "Heimserver" zuhause aus herumfliegender Hardware basteln, wie bspw. ein älteres Notebook. (Sollte allerdings nicht zu alt sein, denn all die Dienste die darauf laufen sollen, benötigen schon etwas Power)

Kurzum zu Drupal (CMS). Wenn man wie ich, auf der Suche nach der Eierlegenden Wollmilchsau ist, kommt man daran kaum vorbei. Seine Stärken liegen in der Anpassbarkeit. Der Normalsterbliche würde schon mit seiner Grundinstallation vollkommen auskommen, doch meiner Einer will meist mehr. Für folgende Dinge hab ich es mir also angepasst.

-Notizen
-Bildergalerie
-Dokumentenverwaltung für ein-und ausgehende Korrespondenz
-als Wiki für Anleitungen die ich hin und wieder schreibe
-Tagebuch/Blog
-eigens angelegte Formulare für die Arbeit als "Laienschriftsteller" wie bspw. Charaktererstellung, Plotts etc.

2. Wonach organisierst und sortierst du sie?

Hier kommt mir die Buchfunktion des CMS entgegen. Man kann es auch Ordner nennen, wem der Begriff in Beziehung zu Notizen/Unterlagen stört. Ich hab versucht die Struktur so einfach wie möglich zu halten.

Bücher
---->"Buch1"
------------>Plotts
------------>Notizen
------------> Charakter
------------>Lexikon
-------------------->Kapitel1
-------------------->Plotts
-------------------->Notizen

Alle Bereiche sind mit Schlagworteingabe versehen und können weitere Verlinkungen zu anderen aufweisen.

Doch es bringt Dir nichts, wenn ich Dir meine Ordnung mitteile. Wichtig für Dich ist, das Dein bisheriges Ordnungsprinzip durchaus technologisch abgebildet werden kann. Verlang nicht zuviel von Dir. Hierarchien sind wichtig. Verwende eine Struktur die Deiner Logik entspricht. Absolutes NoGo: Ordner "Allgemein"! Zwing Dich dazu Deine Unterlagen zu thematisieren.

3. Wie findest du im richtigen Moment genau das was du brauchst?

Mithilfe der Suchfunktion des CMS. 8)

4. Digitalisierst du deine Papiere und wenn ja wie?

Ja ich digitalisiere alle Unterlagen/Papiere. Wenn man sich damit befasst, muss man leider einige gesetzliche Bestimmungen einhalten. Das ganze nennt sich revisionssichere Ablage. Es muss der Nachweis erbracht werden, das die gescannten Unterlagen unveränderbar sind. Die erklärte Verfahrensweise ist so schwammig, das es selbst mir der sich schon sehr lange damit auseinandersetzt schwerfällt, dabei durchzublicken. Zudem gibt uns der Gesetzgeber alle Freiheiten, welche Techniken verwendet werden können, ohne zu verlautbaren, welche Technik tatsächlich Revisionssicherheit bringt.

Anmerkung meinerseits. Persönlich ist es mir egal, was der Gesetzgeber vorschreibt. Ich kann nichts dafür, das er nicht aus den Mustopf kommt und endlich Rahmenbedingungen für den Ottonormalbenutzer schafft. Denn seien wir mal ehrlich. Jeder sollte sich die Frage stellen, was er macht wenn die Bude abfackelt. Kinder und Frauchen an der einen Hand, den Kater unter dem anderen Arm, Lumpi an der Leine und in der Hosentasche die externe Festplatte auf der sich unser gesamtes elektronisches Leben befindet. Das ist meine Devise, da ist kein Platz mehr für laufende Meter Akten. Trautes Heim adé, es lebe der Neuanfang!

Fotografieren ist eine Möglichkeit, Scannen die Sauberere. Sofern Du Dich für die letztere Variante entscheidest, solltest Du eine entsprechende Anschaffung in Erwägung ziehen. Einen sogenannten Dokumentenscanner, der auch in der Lage ist mehr als nur ein Blatt in einem Rutsch zu scannen. Herkömmliche Flachbettscanner sind zwar toll und bieten auch eine gewisse Leistung, allerdings wirst Du nach dem 10 Blatt auflegen, keine Lust mehr haben fortzufahren.

Dokumentenscanner sind in ihrer Anschaffung mit Sicherheit nicht die günstigsten Objekte, ab 100 Euro aufwärts, doch spätestens nach 100 Blatt beginnt der Rechenschieber im Kopf die gewonnene Zeitersparnis umzurechnen. Zudem haben diese Scanner auch zumeist eine Flachbettfunktionalität für schnelle Einmalvorlagen inbegriffen.

Wenn Du Dich nun für einen Scanner entschieden hast, kommt nun die Qual der Wahl in puncto OCR-Texterkennungssoftware. Hier kannst Du schon einmal vorab unterscheiden zwischen handgeschrieben und gedruckten Vorlagen. Während mit Bedruckten eine inzwischen recht gute Erkennungsrate erzielt werden kann, ist OCR bisher im handschriftlichen Umfeld immernoch eine Niete und nicht die Zeit wert sich damit auseinanderzusetzen. Wenn es nun hier jemanden gibt, der sagt das die und die Software passabel ist lasse ich mich gerne eines besseren belehren. Wobei ich gleich von meiner Seite her sagen muss, das ich eine Erkennung unter 90% als nicht akzeptabel ansehe beziehend auf Handschriftenerkennung. Dazu bin ich leider zu perfektionistisch angehaucht, auch wenn ich manchmal Abstriche mache, es kommt immer auf den Wert der Sache an. ;) Dann haue ich lieber in die Tasten und tippsele die kleine Notiz ab.

Jetzt haben wir uns also für einen Scanner und ggf. für eine OCR-Software entschieden. Was nun kommt ist die Wahl der Dateiformate für das zu archivierende Material. Jeder der seinen Rechenknecht als bessere Schreibmaschine benutzt, hat eine Lieblingstextverarbeitung. Ich für meinen Teil bevorzuge LibreOffice, ehemals OpenOffice. Andere mit Sicherheit Microsoft Office oder auch einfach nur einen simplen Texteditor. Jedes dieser Programme hat seine Daseinsberechtigung und ich möchte auch wirklich keinen Glaubenskrieg auslösen, allerdings würde ich gerne ein paar Fragen aufwerfen.
->Welches dieser Programme hauptsächlich Libre-und MS-Office bietet mir die geringsten Einschränkungen?
->Wie sieht die Kompatibilität der einzelnen Dateiformate zu älteren Programmversionen aus? Kann ich das heute Geschriebene auch noch in 20-30 Jahren mühelos lesen? (Ok, die Frage suggeriert den Besitz einer Glaskugel, sorry, hab ich nicht! :wink: )
->Läßt sich die Software mit anderen vorzugsweise freien Programmen verbinden?
->Kann ich meine Dateien mühelos mit Gleichgesinnten austauschen ohne mir Gedanken machen zu müssen das sie die Informationen nicht lesen können oder muss ich jedesmal gleich einen Scheck mitschicken, damit sie die benötigte Software auch kaufen können, oder einen Crack vielleicht?
Und zuguterletzt die ideologischen Fragen.
->Was erwarte ich von der Welt? Möchte ich das meine Kinder in einer so stark kommerziellen Welt aufwachsen oder sollen sie frei von Barrieren aufwachsen?

Bleiben wir mal bei den Dateiformaten.
Textdateien kann eigentlich jeder Rechner lesen und das wird auch noch sehr sehr lange so bleiben.
Nachteil: Wenn man ein Layout will, muss man hier verzichten denn Textdateien sind eben nur reiner Text und beinhalten keine Formatierungen.

PDF-Dateien. Ich will mich nicht zu sehr aus dem Fenster hängen, aber ich behaupte einmal das 99% aller Heimcomputer einen PDF-Reader wie bspw. den Adobe Reader installiert haben.
Vorteil: Das vorgesehene Layout ist für jedermann sichtbar. Ohne zusätzliche Software bleiben die Informationen unveränderbar. Für die Weitergabe gut geeignet.

Dateien die mit bspw. LibreOffice im ODT-Format erstellt wurden
Vorteil: Layout bleibt erhalten. Inzwischen hat es auch Microsoft geschafft dieses Dateiformat in sein Officepaket 2007 zu integrieren. Das Format wird Schritt-für-Schritt in Behörden eingeführt. Informationen sind nachträglich änderbar und können mit anderen bearbeitet werden.

Zur Veränderbarkeit von Dateien sei einmal gesagt, das es letztlich vollkommen egal ist welche Schutzmechanismen integriert sind, denn da wo ein vermeintlicher Schutz ist, gibt es auch genug Energie diesen widerum auszuhebeln. Also, keiner der einen Code für eine Raketenabschussbasis zu verschicken hat, würde auf diese Mechanismen zurückgreifen.
Wie schon erwähnt, verwende ich LibreOffice. Es beherrscht das standartisierte ODT-Format, sowie den direkten Export als PDF-Datei und die Oberfläche ist immernoch so schön puristisch. ;)

Nicht alle Programme liefern die Möglichkeit, Dateien direkt als PDF zu exportieren, wie bspw. Scannersoftware. Hier ist es hilfreich, sich einen sogenannten PDF-Drucker zu installieren. Ich verwende an dieser Stelle "Free-PDF". Kurz zur Praxis. Anstatt den heimischen Papierdrucker zu bemühen, der ohnehin der Verbannung angehört, und damit Contra zu gehen gegenüber dem "papierlosen Büro", wird hier aus fast jeder Anwendung heraus in eine PDF-Datei gedruckt, die widerum vom PDF-Reader lesbar ist. Das heißt, wenn ich bspw. scanne, kann ich das direkt an den PDF-Drucker schicken (ähnlich einem Kopiergerät), ansonsten würde er mir das in eine JPEG oder TIFF (Bilddatei) speichern.
Weshalb hab ich nun diesen Exkurs in die Dateiformate gemacht? Wenn Du damit beginnst zu digitalisieren und zu archivieren, solltest Du vorab schon soviel Voraussicht haben, das Du das Material auch auf anderen Geräten lesen kannst. Nichts ist ärgerlicher als nach getanener Arbeit festzustellen, das Du Dein Dokument bspw. nicht auf Deinem künftigen Pad lesen kannst.

So, nun hast Du Deine Notiz eingescannt und direkt als PDF gedruckt. Was passiert jetzt? Ein gescanntes Objekt ist nichts anderes als eine Bilddatei, ähnlich als würdest Du fotografieren. Jetzt ist die Datei also "gedruckt" oder besser ausgedrückt umgewandelt als PDF. Jetzt gehst Du mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählst die Eigenschaften aus. Dieser Bereich ist besonders wichtig für die Indexierung. Vergib Schlagwörter ggf. auch eine kleine Beschreibung. Mithilfe dieser Informationen ermöglichst Du bspw. der Windowssuchfunktion, einen Index zu erstellen der Dir später das Suchen sehr erleichtern wird.
Vergib aussagekräftige Dateinamen, vorangestellt das aktuelle Datum in der Form: "2013_02_08_Das_ist_mein_Bericht.bla". Warum? Das Datum am Anfang erleichtert ungemein die Sortierung, dabei sehr wichtig die Anordnung des Datums. (Jahr_Monat_Tag) Vermeide Umlaute in Dateinamen. Das klingt jetzt sehr nach guten alten Dos-Zeiten, aber sei gewiss, nicht jedes System verwendet die gleiche Zeichenkodierung und macht im schlimmsten Fall die Datei nicht lesbar für Dich. Wenn Du Dir diese Dateinamenskonvention angeeignet hast, kannst Du sie auch Schritt-für-Schritt auf Deine Ordner anwenden.

5. Was machst du mit den Originalen?

Kurz und bündig, am liebsten verbrennen. Doch leider sieht der Staat an dieser Stelle eine gesetzlich geregelte Mindestaufbewahrungspflicht vor, die je nach Dokumentvorlage eingegrenzt wird. Erkundige Dich über die Fristen und mind. die Hälfte Deiner Unterlagen wird Dein Haus beheizen.

Hier auch einmal der Link dafür:
http://www.aktenvernichtung.de/Infocent ... index.html

Sofern es sich allerdings um eigens erstellte Dokumentvorlagen handelt wie Notizen etc. gibt es keinen Grund mehr, ausser vielleicht Sentimentalität, die Dinge aufzubewahren. Das heißt, schmeiß Deinen Ofen an oder verfüttere diese an Mr. Schredder.

Preisfrage: Wie entledigst Du Dich Deiner angesammelten "Schätze"?

Herr Schredder ist mein bester Freund. Sang-und klanglos nimmt er an was ich ihm auftrage. Und dabei spielt es für ihn keine Rolle ob ich im Vollrausch, in Wut oder in mitleidigem Gedöns bin. Bei seinem unermesslichen Appetit, kann ich ihm jedes Blatt Papier in den Rachen werfen und er würde noch grinsen mit der Aufforderung nach mehr.

Nimm Dir bloß nicht zuviel auf einmal vor, sonst wirst Du von Deinem eigenen Berg Papier erschlagen. Sortiere vor. Nicht jedes Blatt Papier ist es wert aufgehoben und für die spätere Digitalisierung verwendet zu werden. Dann kommen die Momente wo man etwas in der Hand hält, die Tränen kullern, ein Schmunzel huscht über das Gesicht und man schwelgt in Erinnerungen. Und das ist auch gut so - solange man sein Ziel nicht aus den Augen verliert ;)

Schlusswort:

Wie Du Dir sicherlich denken wirst, habe ich mich sehr mit diesem Thema befasst. Ich habe nach Verfahrensweisen gesucht die für mich praktikabel erschienen und meinen Bedürfnissen entsprachen. Dabei habe ich es zu meinem Grundprinzip gemacht, jegliche Form von Papier aus meinem Haushalt zu verbannen. Natürlich ist nicht alles möglich, zumind. in absehbarer Zeit. Z.B. hab ich noch kein Bidet und meinen Kindern möchte ich auch noch nicht das Malen auf einem Blatt Papier verwehren, die Tapete ist doch zu Schade dafür. Doch eines kann ich Dir mitgeben. Schau Dich einmal um und finde heraus was alles aus Papier gemacht ist, mal abgesehen von Deinen Notizen, und wie Du es persönlich vermeiden kannst das noch mehr davon verbraucht wird. Wenn Du das verinnerlicht hast, sprich Deine grundlegende Einstellung überdacht hast, wird es für Dich kein Problem sein den Umstieg zu wagen. Allerdings bis dahin, wird Dein Projekt nur sehr sehr schleppend vonstatten gehen.
Zuletzt geändert von rabuntu am 14.02.2013, 16:14, insgesamt 1-mal geändert.
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Re: Datensicherung für Papier

Beitragvon scribere » 10.02.2013, 23:21

Hallo!
Bevor ich mich selbst an die Beantwortung der Fragen mache (interessantes Thema! ;)), möchte ich noch kurz auf etwas eingehen:

rabuntu hat geschrieben:Wenn Du das verinnerlicht hast, sprich Deine grundlegende Einstellung überdacht hast, wird es für Dich kein Problem sein den Umstieg zu wagen. Allerdings bis dahin, wird Dein Projekt nur sehr sehr schleppend vonstatten gehen.

Hallo rabuntu!
Ich habe deinen Kommentar nicht vollständig durchgelesen, da bin ich ehrlich, irgendwann hab ich abgeschaltet und bin später wieder eingestiegen. :mrgreen:
Nun zu deiner Aussage: Warum?
Warum wird ein Projekt mit Papier schleppend voran gehen?
Wer sagt das?
Können Computer/Smartphones etc. nicht kaputt gehen?
Kann es nicht sein, das man das letzte noch nicht gesichert hat?
Das es beim Schreiben passiert?
Genauo wie Papier kaputt gehen kann, kann auch alles Digitale kaputt gehen.
Und dann wars das mit Schnelligkeit.
Im übrigen finde ich auch nicht, das es mit Digitalem automatisch schneller voran geht. Das Projekt und dessen Schnelligkeit zeichnet sich schließlich durchs Denken aus. Und es mag Leute geben, die schneller schreiben als sie tippen.

Nur so als Kommentar, weil mir der Satz ins Auge gefallen ist, als ob es falsch wäre mit papier zu arbeiten und als müsste uns allen nur irgendwann die Einsicht kommen.

Liebe Grüße und nimms nicht persönlich,
scribere :wink:
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